di Samantha Colombo
Mi capita di lavorare a orari improbabili. Ho una routine prestabilita e piuttosto ferrea, si impara ad averla quando è necessario far coincidere attività freelance e sacro tempo da dedicare alla vita in generale (spoiler, è inderogabile). Tuttavia mi piace creare delle variazioni e giocare con i blocchi di tempo.
Così, ad esempio, posso trovarmi davanti al computer prima dell’alba o a tarda sera. C’è però un dettaglio da considerare: l’organizzazione del tempo è una questione privata, che si muove nei perimetri dello stile di vita, degli impegni lavorativi e delle vicissitudini personali.
La verità è che non c’è nessun premio, ad esempio, nell’inviare una mail a un cliente a mezzanotte e mezza, anzi: l’interlocutore potrebbe pensare che non sono in grado di gestire le scadenze, relegando un’attività all’ultimo minuto, o che riservo poca importanza al suo progetto. Ancora, inviare una richiesta di preventivo all’una di notte per il pomeriggio successivo non è la più brillante delle idee. Potrei stilare una lunga lista di esempi, attingendo dalla mia esperienza e da quella di persone vicine.
Accade, più spesso di quanto si pensi: basta dialogare con l’altra metà dell’universo, come ho fatto io, perché sono una caparbia antropologa sociale. A molti fornitori, clienti, collaboratori non piace essere tartassati di notifiche: è un uovo di Colombo, ma a quanto pare non lo si mostra mai a sufficienza.
Considera l’orario delle mail
Considerare l’orario di invio di una mail è un enorme e sottovalutato gesto di cura e rispetto verso l’altro:
- investo del tempo nell’informarmi su giorni e orari in cui i miei interlocutori sono reperibili (un’attività commerciale potrebbe essere aperta il sabato, un ufficio no);
- opero una distinzione tra sfera professionale e privata, rispettando e non invadendo i tempi di riposo degli interlocutori a priori, senza esibire scuse;
- educo sulla mia disponibilità, mostrando con chiarezza i momenti in cui sono disponibile e dimostrando la mia organizzazione.
Partendo dalle basi, è possibile gestire le eccezioni, ad esempio imparare a lavorare in settori che fanno di tempi stretti di azione e rapidità di pensiero dei requisiti importanti.
Un simile discorso può valere anche per le chat, a maggior ragione quando sono ospitate su smartphone personali. A meno di urgenze (non è questo lo spazio per un dibattito sul concetto di urgenza), il flow comunicativo può essere arginato. E questo ci porta al punto seguente.
Memoria, impegno e uso consapevole degli strumenti digitali
Proprio parlando di chat, c’è un piccolo e prezioso gesto che fa la differenza:
Appuntarsi l’idea, la richiesta o l’informazione che desidero comunicare e inviarla nel momento più consono.
Nell’Anno Domini 2023, un simile consiglio ha il sapore della follia, ma posso assicurare che fa un gran bene, sia a chi lo compie sia a chi ne è destinatario.
Quando sento ribattere al suggerimento frasi del tipo «se mi viene in mente una cosa, la invio prima di dimenticarmi», faccio subito alcune obiezioni, che tendenzialmente portano a riflettere anche i più scettici:
- esercitiamo la memoria, non disfiamoci subito di quanto ci balza in testa, lasciamo decantare (spoiler, l’idea potrebbe essere inutile o l’informazione obsoleta);
- pratichiamo l’impegno nei confronti di chi legge, senza scaraventare subito sul prossimo ogni nostro pensiero, il prossimo spesso non passa le giornate ad attenderlo;
- utilizziamo gli strumenti in modo consapevole: l’avere dispositivi che consentono una comunicazione immediata non è sinonimo di abuso, implica anzi una conoscenza delle dinamiche di comunicazione e una gestione delle capacità cognitive.
Tornando nello specifico sulle mail, adoro la poetica degli epistolari notturni, ma non riguardano la sfera professionale. Il lavoro è una cosa seria, tuttavia non è l’unica della nostra esistenza e risponde a precisi equilibri e determinate policy. L’uso consapevole degli strumenti digitali fa, e sempre di più farà, la differenza, evidenziando la nostra umanità.
Quindi, programma le mail, inizia con un piccolo gesto che simboleggia quel pensiero in più, quel pensiero che, nella cura, fa la differenza.
Come faccio a programmare le mail? Qualche risorsa:
- Gmail, programmare l’invio delle email
- Mail di Mac, Scrivere, inviare e programmare le email
- Microsoft Outlook, ritardo o pianificazione dell’invio dei messaggi di posta elettronica
Samantha Colombo
Digital editor e SEO News specialist
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