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Perché se tutto è urgente, nulla è urgente

By 14 Febbraio 2023Marzo 15th, 2023No Comments

Di Matteo Bianchi

In un mondo lavorativo digitale sempre più frenetico e pieno di impegni, sembra che tutto sia diventato urgente.
E-mail, meeting, scadenze, progetti, problemi da risolvere: ogni attività sembra avere la priorità massima. Il cliente vuole tutto e subito, il manager imposta scadenze “per ieri”, il marketing spinge, sales vende l’inesistente e il povero digital worker sgobba in multitasking (che ricordo non esistere, nemmeno per i computer se andiamo a guardare in dettaglio come opera una CPU).
Siamo quindi tutti d’accordo che questo approccio caotico può causare più problemi che soluzioni, rendendo difficile concentrarsi su ciò che è veramente urgente.

L’urgenza diventa una sorta di stato mentale che ci impedisce di valutare con obiettività le situazioni e di individuare le priorità. Ci sentiamo obbligati a rispondere a ogni richiesta immediatamente, anche se non è veramente importante, e questo può portare a una perdita di prezioso focus time.

Tra l’altro in molti casi, l’urgenza diventa solo un modo per attirare l’attenzione e per far sentire la persona che la richiede più importante.
Questo atteggiamento non solo crea confusione e stress inutili, ma fa anche sì che ci si concentri su cose che potrebbero non essere veramente importanti.
Per questo dico che quando tutto sembra essere urgente, nulla è urgente.

Ho un metodo che utilizzo per ridurre un po’ l’impatto di questa urgenza permanente, vediamo quale.
La matrice importante/urgente è un framework piuttosto utile per gestire il proprio tempo e le proprie attività in modo più efficiente. Lo applico ormai in maniera quasi inconscia quando esamino un task.
Se è sia importante che urgente, va eseguito subito. Se è urgente ma non importante, va delegato. Se è importante ma non urgente, va pianificato. Se non è né urgente né importante, va scartato.
Grazie a questo filtro ci si può rendere la vita infinitamente più facile, basta entrare nella giusta forma mentis per applicarlo, “distaccandosi” dal lato più emotivo del lavoro.

Ultimamente ho preso le redini di un team IT, ed ho capito quanto è importante che si collabori per definire cosa sia veramente importante e urgente, e che si utilizzi la matrice importante/urgente per gestire il tempo del team e le attività in modo più efficiente. In questo modo, si riduce lo stress e si aumenta la produttività, migliorando la qualità del lavoro e la soddisfazione nel portarlo avanti.

Poi oh, ci saranno sempre i manager che vi chiameranno all’impazzata dopo avervi assegnato un ticket o inviato un’email dove nell’oggetto scriveranno “URGENTE” scritto in maiuscolo come se fosse un’arma, a loro diciamo: “Smettetela di urlare e iniziate a gestire il vostro tempo e le vostre attività in modo più efficiente prima di pretenderlo dagli altri. La vera urgenza è gestire al meglio il proprio tempo e le proprie attività, non creare caos inutile.”

È da davvero importante imparare a dire “no”. Non è necessario accettare ogni richiesta o impegno che ci viene proposto. Se non è veramente importante o se non siamo in grado di gestirlo in quel momento, è meglio fare un bel respiro, passare oltre e rifiutare l’offerta.
Anche perché l’urgenza è relativa, non per tutti il lavoro è una priorità (o comunque dipende dal periodo in cui ci si trova) e va benissimo così.

Riprendiamoci il nostro tempo e le nostre urgenze, in maniera intelligente.

 

Matteo Bianchi
CTO @ KubeLab
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